月次記帳の下書き時間を約95％短縮

会社概要

EPCSは、国際的な会計・税務ファームを母体とする、長年の実績を持つ会計・経理アウトソーシング会社です。BPO（業務プロセスの外部委託）を手がける上場企業のグループ会社として、外資系企業や不動産SPC（特別目的会社）を支援。ホテル・不動産関連の会計業務に強みを持ち、税理士法人を併設して会計・税務を全般的にカバーしています。

EPCSは「4649経理代行」を導入し、固定資産判定と月次記帳の業務効率・採算性を改善しました。AI（人工知能）を活用する4649経理代行に下書き（プリペア）作成を任せ、EPCSの専門スタッフがレビューする運用です。2つの事例をもとに、導入の背景、現場の変化、人材育成との両立について伺いました。

※本記事はインタビューの要旨をもとに、質問・回答形式に再構成しています。顧客・取引先の社名は非公開です。

プロジェクト1｜固定資産判定｜作業を約1週間前倒し、レビュー工数を削減

Q.固定資産判定では、どのような課題がありましたか？

A.PDF（Portable Document Format）形式の請求書を一つひとつ目で確認し、勘定科目や法定耐用年数を手作業で判断していました。担当者の経験に依存する部分が大きく、作業時間や負荷が重くプロジェクトの収益性に課題をもっていました。特に物件が多かったり大規模工事などで判定するボリュームが増えるとスタッフを手当するのがとても大変です。

Q.特に難しかったのはどのような点ですか？

A.固定資産の判定には一定期間の実務経験が必要です。経験の浅いスタッフには判断が難しく、想定以上に時間がかかっていました。社内で判定できる人材を育てるにも時間が必要で、早期に業務を改善する方法を探していました。

Q.自社での開発と、4649経理代行の利用をどう比較しましたか？

A.社内でのAI活用テストと、4649経理代行による検証を並行して進めました。自社で仕組みを開発・運用する場合のコストや時間を考えると、サービスを利用するほうが早く展開できると感じました。

まず全体の約3分の1を4649経理代行にトライアルで依頼したところ、初回の納品が早く、実務で活用できる精度だったことが決め手になりました。提供元とは以前から表計算ソフトやマクロによる業務改善を一緒に進めてきた実績もあり、対象業務全体の委託を決めました。

Q.導入後、スケジュールや工数はどう変わりましたか？

A.月末付近に集中していた作業を、従来より約1週間前倒しで完了できるようになりました。レビュー担当者の工数も、導入初期の7月時点から削減できています。

Q.レビューの進め方にも変化はありましたか？

A.成果物に添付される作業報告書に、判断基準や根拠が明記されている点が大きいですね。「なぜこの科目なのか」「なぜこの耐用年数なのか」を担当者同士で確認するやり取りが減り、レビューそのものに集中しやすくなりました。

Q.導入してみて、率直にどう感じていますか？

A.4649経理代行を利用することで、短期間で品質とスピードを両立する体制をつくれました。想像以上の成果で、今では「使わない手はない」と感じています。

プロジェクト2｜月次記帳｜月30〜35時間の下書き作業が1.5時間に

Q.もう一つの月次記帳の事例について教えてください。

A.保険取引などを含む、複雑な会計処理が必要な案件です。給与、買掛、支払、前払費用の償却など、複数の取引が絡み合い、単純な入力だけでは対応できませんでした。

経験4〜5年の担当者でも、下書き作業に毎月30〜35時間かかっていました。受託報酬に対して工数が大きく、長年、不採算が課題になっていました。

Q.それまでは、どのような改善を試していたのですか？

A.表計算ソフトのマクロやPDFのチェックツールなどを活用していました。ただ、それだけでは十分に工数を減らせず、社内での改善に限界を感じていたところに、4649経理代行の提案がありました。

Q.複雑な記帳業務の委託先として、4649経理代行を選んだ理由は何ですか？

A.一つの項目の判定だけでなく、複数の取引を含む会計処理に対応できたことです。現金の動きを伴わない未払・前払の計上や償却にも対応できる点を評価しました。

Q.導入にあたって、どのような準備が必要でしたか？

A.過去に担当者が処理したデータを、そのまま4649経理代行の担当者に提供しました。私たちの側で特別なデータ整形や細かなルール定義を行う必要はありませんでした。

過去の処理実績をもとに、実務で使える仕組みができたことは驚きでした。導入準備の負担が小さかったことも、現場にとって助かりました。

Q.作業時間と採算性には、どのような効果がありましたか？

A.毎月30〜35時間かかっていた下書き作業が、1.5時間になりました。約95％の工数削減です。30時間以上かかっていた作業が1時間半で終わるというのは、手作業では考えられない変化でした。

その結果、この案件は収益を大幅に改善しました。時間の短縮が、そのまま案件の採算改善につながったことが大きな成果です。

Q.処理の精度や、レビューのしやすさはいかがですか？

A.過去に人が誤って処理していたデータについて、AIから誤りの可能性を指摘されたこともありました。下書きを作成するだけでなく、以前の処理を見直すきっかけにもなっています。

また、作成された仕訳から、根拠となる証憑の該当箇所へワンクリックで移動できます。確認したい資料をすぐに参照できるので、人によるレビューも進めやすくなりました。

4649経理代行との役割分担で、専門性と育成機会を生かす

Q.4649経理代行の導入によって、社内のアサインや役割はどう変わりましたか？

A.以前は、社内の担当者がゼロから下書きをつくり、上長がチェックする流れでした。現在は4649経理代行に下書き作成を任せ、会計実務を理解したEPCSのスタッフが確認し、品質を担保する形に変わっています。

入力や下書きにかけていた時間を減らし、専門的なレビューやお客様への対応に、より力を向けられるようになりました。

Q.若手の育成という面で、気をつけたいことはありますか？

A.下書きを自分の手でつくる経験は、若手が会計処理の仕組みを学ぶ大切なOJT（実務を通じた育成）の機会でもあります。すべての下書き作業を社外に任せると、その経験が減ってしまう点は意識しています。

効率化を進めながらも、若手が実務を通じて学べる場は残していきたいですね。サービスに任せる業務と社内で経験する業務を組み合わせて、育成と受託できる業務量の拡大を両立させたいと考えています。

Q.自社でAIの仕組みを開発・運用する方法については、どう考えていますか？

A.エンジニアを採用すれば解決するとは限りません。会計・税務の業務理解がなければ実務に合う仕組みをつくりにくく、会計事務所の中でエンジニアのキャリアパスを用意する難しさもあります。

仕組みの開発・運用は4649経理代行の提供元に任せ、社内のスタッフは実務知識を生かして成果物のレビューやお客様への対応を担う。今回の経験から、私たちにはその役割分担が合っていると感じています。

4649経理代行の導入を検討する企業へ

Q.今後の展望と、4649経理代行の導入を検討している方へのメッセージをお願いします。

A.今回の成果は、作業時間の短縮に加え、「4649経理代行に下書き作成を任せ、私たちが品質を担保する」という業務の進め方を実践できたことです。今後も人材を育てる環境を維持しながら、対応できる業務の範囲や受託量を広げていきたいと考えています。

まずは一部の業務や1案件で、4649経理代行を試してみることをおすすめします。実際のスピードや精度、現場の負担を確かめながら、サービスに任せる業務と自社で担う業務の分担を見つけていくことが大切だと思います。

※成果数値は今回の対象案件に関するインタビュー時点の実績です。約95％削減は月次記帳の下書き作業を対象とし、会計業務全体やレビューを含む総工数の削減率ではありません。