残高照合のやり方：勘定科目別のチェックポイントと差額の調べ方

残高照合は、試算表の各勘定科目の残高を、通帳・請求書・給与台帳といった帳簿の外にある証拠と突き合わせ、差額の理由を1円単位で説明できる状態にする作業です。やり方は4つの手順に分かれます。科目ごとに照合の相手を固定する、月末残高の差額を出す、差額の金額パターンから原因を絞る、修正仕訳・説明・保留の3つに振り分ける。この順で進めれば、差額の原因探しに半日かける月次はなくなります。

この記事は、月次決算の中で残高照合を担当する人に向けて、手順、差額のパターンから原因を当てる診断表、勘定科目別のチェックポイント、そのまま使える残高照合表のテンプレートをまとめました。月次決算全体の流れと調整仕訳は月次決算 完全ガイドに、締めを速くする手順は月次決算を早期化する方法に載せています。

残高照合の手順：相手を固定し、差額を出し、原因を絞り、処理を分ける

手順1は、照合の相手を科目ごとに固定することです。預金は通帳またはネットバンキングの月末残高、売掛金は得意先別の請求書発行控えと入金記録、買掛金は仕入先別の請求書、預り金は給与台帳、借入金は返済予定表。相手が月によって変わると、差額の意味も月によって変わり、前月との比較ができなくなります。注意したいのは、相手が帳簿の中にある照合は照合になっていない点です。売掛金の残高を売掛金元帳と比べても、同じ帳簿を2回見ているだけで、請求書の控えという帳簿の外の証拠に当たって初めて残高が裏づけられます。

手順2は、月末残高の差額を出すことです。帳簿残高から相手の残高を引きます。この記事は「帳簿 − 相手」で統一し、帳簿のほうが多ければプラス、少なければマイナスと書きます。次の章の診断表は帳簿と相手のどちらが多いかで原因を切り分けるので、引き算の向きは社内でも決めて毎月固定してください。売掛金や買掛金は科目の合計ではなく、補助科目（得意先別・仕入先別）ごとに差額を出してください。A社の過大計上とB社の計上漏れが同額なら、合計は一致しても残高は両方とも間違っています。

手順3は、差額の金額パターンから原因を絞ることです。差額には金額の形に特徴があり、次の章の診断表でおおよその原因が当たります。ここで「とりあえず仕訳を全部見直す」に走ると、時間が溶けます。

手順4は、処理を3つに分けることです。帳簿側の誤りなら修正仕訳、相手側のタイミング差なら説明を残して翌月に解消を確認、原因不明なら金額と期限を書いて保留。どの差額をどう扱ったかは、残高照合表に残します。

差額の金額パターンから原因を当てる診断表

差額は、原因ごとに金額の形が違います。差額を出したら、仕訳を1件ずつ見る前にこの表に当ててください。

9で割り切れるパターンは、手入力がある会社で特に役に立ちます。45,600円を46,500円と入力すると差額は900円で、9の倍数です。12,000円を1,200円と桁を間違えれば差額は10,800円で、これも9の倍数。数字の入れ替えも桁の誤りも、差額は必ず9の倍数になります。ただし逆は成り立ちません。900円の振込手数料の未記帳も、9,000円の記帳漏れも9で割り切れるので、9の倍数の差額がすべて入力ミスというわけではありません。使い方は、9で割り切れたら手入力した仕訳の金額を最初に疑う、9で割り切れなければ入力ミスの線は消える、という順序です。

差額が複数の原因の合成になっていると、どのパターンにも当てはまりません。その場合は、金額の大きい取引から順に帳簿と相手を1件ずつ突き合わせて消し込み、残った差額にもう一度この表を当てます。差額が2つの原因の合成なら、片方を見つけた時点で残りがどれかのパターンに落ちます。

勘定科目別のチェックポイント

現金：金種表で実査し、差額はその日のうちに退避する

月末最終営業日の終業時に、金種表で紙幣と硬貨を数え、現金出納帳の残高と比べます。差額が出たら、最初に探すのは未精算の立替払いと仮払いの領収書です。従業員が精算前の領収書を机に置いたまま、というのが最も多い原因で、これは翌日に精算すれば消えます。それでも合わない差額は、その日のうちに現金過不足に退避し、締めまでに原因が判明しなければ雑損失または雑収入に振り替えます。

実査日   現金過不足 1,200 ／ 現金       1,200（実査額が帳簿より1,200円少ない）
判明時   旅費交通費 1,200 ／ 現金過不足 1,200（未精算の交通費と判明）

現金の照合を根本から減らす方法は、現金を持たない運用です。小口現金をやめて経費は法人カードと立替精算に寄せれば、実査の対象そのものがなくなります。

預金：未達を一覧にして、通帳との差額を1円まで説明する

預金の照合は、帳簿残高と通帳の月末残高の差額を、未達と未記帳に分解する作業です。数字で見ます。

内訳1は、帳簿では月末日に出金済みですが、通帳では翌営業日に出ます。出金の分だけ帳簿が少なくなるのでマイナスです。帳簿は正しいので修正しません。残高照合表に「未達 −45,000円、翌月1営業日に消えることを確認」と書いて終わりです。内訳2は帳簿側の記帳漏れなので、修正仕訳を入れます。

支払手数料 400 ／ 普通預金 400

修正後の帳簿残高は3,255,000円、通帳との差額は−45,000円で、これは未達の金額と一致します。差額の内訳が「未達だけ」になった状態が、預金照合の完了です。月末が土日祝の場合は、帳簿は月末日、通帳は最終営業日の残高になるので、その間の入出金がすべて未達として並びます。

売掛金：得意先別に、前月残高＋請求−入金＝当月残高が成り立つか

売掛金は得意先ごとに、前月末残高に当月の請求額を足し、当月の入金額を引いた金額が、当月末の帳簿残高と一致するかを見ます。相手は請求書の発行控えと通帳の入金記録です。差額の原因で最も多いのは、先方が振込手数料を差し引いて入金したケースで、請求額100,000円に対して99,560円の入金なら、差額の440円を支払手数料で処理して売掛金を全額消し込みます。

普通預金   99,560 ／ 売掛金 100,000
支払手数料    440 ／

このほか、先方との相殺（当社が先方から仕入れている場合）、値引の未処理、入金額が請求額を超えている場合の前受金への振替が差額の原因になります。照合と同時に、支払期日を2か月以上過ぎて残っている得意先を一覧にして営業担当に確認してください。残高が合っているかと、残高が回収できるかは、別の問題です。

買掛金・未払金：請求書の締め日と月末のずれを埋める

買掛金は仕入先ごとに、受け取った請求書の金額と帳簿の残高を突き合わせます。差額の原因は締め日のずれと請求書の未着がほとんどです。20日締めの仕入先からは、21日から月末までの仕入が当月の請求書に載りません。この期間分を納品書から見積計上するか、翌月の費用として扱うかは、月次の管理目的ではどちらでもよいので、毎月同じにします。月によって扱いが変わると、前月比の分析が成り立ちません。ただし決算月は別で、21日から月末までの仕入を納品書から見積計上します。翌月の費用として扱うと仕入の期間帰属がずれ（期ずれ）、その期の損益が動くからです。請求書が月末時点で届いていない費用の見積計上と反転仕訳の手順は、月次決算 完全ガイドの調整仕訳の章に載せています。

帳簿のほうが多い場合は、納品書で計上した仕入を請求書の到着時にもう一度計上する二重計上を疑います。仕入先名と金額で仕訳を検索すれば見つかります。

仮払金・仮受金：残高ゼロを目標に、内訳と精算予定日を書く

仮払金と仮受金は、照合の相手が精算書しかなく、残高が残るほど内容の特定が難しくなる科目です。月末に残高があれば、1件ずつ内容と精算予定日を残高照合表に書きます。出張の仮払いなら精算書の提出期限、内容不明の入金なら得意先への照会日。2か月続けて同じ残高が残っている場合は、経営者に報告します。決算で「仮払金50万円の中身がわからない」が起きるのは、月次でこの表を書いていない会社です。

預り金：給与台帳の控除額と納付額から、残るべき残高を計算する

預り金は、給与から控除した金額の合計から、納付した金額を引いた残りが月末残高になる科目です。相手は給与台帳と納付書です。源泉所得税は、国税庁タックスアンサー No.2505「源泉所得税及び復興特別所得税の納付期限と納期の特例」のとおり、原則として給与を支払った月の翌月10日が納付期限で、給与の支給人員が常時10人未満の会社が納期の特例の承認を受けている場合は、1〜6月分を7月10日、7〜12月分を翌年1月20日にまとめて納付します。特例を受けている会社では、預り金の残高に最大6か月分の源泉所得税が積み上がるのが正常な状態です。健康保険料・厚生年金保険料の従業員負担分は、日本年金機構の納付期限の案内のとおり、納付対象月の翌月末日が納付期限です。

照合は、給与台帳の控除額の当期累計と、納付書の当期累計を並べ、差額が月末残高と一致するかで行います。一致しない場合の原因は、退職者の最終給与での控除もれや過剰控除、賞与からの控除の計上漏れ、標準報酬月額の改定が給与計算に反映された月と会計に反映された月のずれです。

借入金：返済予定表で元本と利息を分ける

借入金の照合は、金融機関の返済予定表の月末残高と帳簿残高を比べるだけで終わります。差額が出る原因はほぼ1つで、毎月の返済額を全額借入金の減少にしている入力です。返済額100,000円の内訳が元本92,000円・利息8,000円なら、仕訳は次のように分けます。

借入金   92,000 ／ 普通預金 100,000
支払利息  8,000 ／

全額を借入金にしていると、帳簿の残高は予定表より利息の累計分だけ少なくなり、差額が毎月およそ8,000円ずつ増えていきます。利息は返済が進むにつれて少しずつ減るので、増分は厳密には一定ではありません。診断表の「毎月同じ金額ずつ増えていく」パターンです。

前払費用・未払費用は契約一覧、固定資産は固定資産台帳、仮払消費税・仮受消費税は税区分別の集計表が照合の相手です。これらの科目の相手と不一致の原因の一覧は、月次決算 完全ガイドの残高照合の章にまとめています。

残高照合表のテンプレート

照合の結果は、科目ごとに1行の表に残します。次の表をそのまま表計算ソフトに貼り、毎月コピーして使ってください。差額の列は手順2のとおり「帳簿残高 − 相手の残高」で、帳簿のほうが多ければプラス、少なければマイナスです。例の行は上の預金と売掛金の数字です。

運用の決まりは4つです。差額が0でも「0」と書く（空欄は「照合していない」と区別がつかない）。差額の内訳の欄を空のまま締めない。保留にする差額は金額と確認期限を書く。翌月の照合は、前月の保留と未達が消えたことの確認から始める。この4つを守ると、残高照合表は月次の記録であると同時に、担当者が交代したときの引き継ぎ資料になります。

差額の処理：修正仕訳・説明・保留の3つに分ける

差額の原因が分かったら、処理は3つに分かれます。

修正仕訳は、帳簿側に誤りがある場合です。記帳漏れ、二重計上、貸借の逆転、金額の入力ミスがこれにあたります。修正は当月の仕訳で行い、すでに締めた前月の仕訳は動かしません。前月分の誤りが見つかった場合も、当月の日付で修正仕訳を入れ、摘要に「○月分の修正」と書きます。締めた月の数字を後から動かすと、報告済みのレポートとの整合が取れなくなるからです。

説明は、帳簿は正しく、相手側にタイミングの差がある場合です。月末日の振込の未達、仕入先の締め日のずれがこれにあたります。仕訳は入れず、残高照合表に内訳を書き、翌月の照合で消えたことを確認します。翌月も同じ差額が残っていたら、未達ではなく帳簿側の誤りです。

保留は、原因が特定できない場合です。金額と発生月を残高照合表に書き、確認期限を決めて翌月に持ち越します。少額の差額をいつまで追うかは、社内で金額基準を決めておきます。たとえば1,000円未満の差額は2か月追って判明しなければ雑損失・雑収入で処理し、記録を残す、といった決め方です。金額の大きい差額は経営者に報告したうえで扱いを決めます。雑損失・雑収入で処理した差額の税務上の取扱いは、顧問税理士に確認してください。

残高照合を締めの日程に収める運用

残高照合の時間を決めるのは、差額の件数です。件数を減らす運用が3つあります。

1つ目は、預金の照合を月末を待たずに週次で行うことです。毎週1回、帳簿と通帳の残高を合わせておけば、月末に探す差額は最後の1週間分だけになります。銀行明細を会計ソフトに自動で取り込んでいる会社は、取込と手入力の両方から同じ取引が起票される二重計上を防ぐために、銀行が関わる取引は明細からだけ起票する、と入口を1本にしておきます。

2つ目は、売掛金・買掛金に補助科目を設定し、得意先別・仕入先別の残高が試算表からすぐ出る状態にすることです。補助科目がないと、照合のたびに元帳から得意先ごとの残高を拾い直すことになります。

3つ目は、照合の担い手を分けることです。顧問の会計事務所が試算表まで作っている会社でも、月末日の振込の未達や先方との相殺の事情を知っているのは会社側で、差額の説明は会社にしかできません。会社が通帳のデータと請求書の控えを翌月の決まった日までに事務所に渡し、事務所からの残高の質問に翌営業日までに答える。この2つが回っていれば、事務所は税務の観点での確認に集中できます。締めの作業量が社内にも事務所にも収まらなくなったときは、残高照合・調整仕訳・増減分析・月次レポートの作成という作業部分を経理代行に切り出す分担があります。当社の4649月次決算はこの作業部分を担うメニューで、記帳は自社や顧問の会計事務所が行い、締めだけを任せる使い方ができます。残高照合の結果と調整仕訳には判断の根拠を添えて納品するので、事務所や経営者の確認は「根拠を読む」時間になります。顧問契約を変える話ではなく、作業の担い手を分ける話として、事務所に相談したうえで決めてください。

残高照合のやり方は、科目ごとに帳簿の外の相手を固定し、補助科目ごとに差額を出し、差額の金額パターンで原因を絞り、修正仕訳・説明・保留に振り分けて残高照合表に残す、の4手順です。差額が0でも書く、内訳を空にしない、保留には期限を付ける。この運用を3か月続ければ、差額の件数そのものが減り、残高照合は締めの中で最も短い工程になります。

なお、預り金の納付や差額の損金処理など、個別の税務判断は税理士の業務です。自社のケースで迷うときは、顧問税理士にご相談ください。