月次レポートの作り方：経営者が見るべき数字と3枚の定型フォーマット

月次レポートは、試算表を印刷して経営者に渡すものではありません。経営者が知りたいのは「今月は儲かったか」「先月から何が動いたか」「資金は持つか」の3つで、月次レポートはこの3問に1枚ずつ答える損益推移表・増減要因表・資金の状態の3枚で足ります。列と行を固定し、毎月同じ形で出す。それだけで経営者が読む時間は15分に収まり、数字の変化に気づく速さが変わります。

この記事では、3枚それぞれの定型フォーマット、経営者が見る数字の選び方、作成の手順と日程を、そのまま表計算ソフトに貼れる形で示します。月次決算そのものの流れ（締め・残高照合・調整仕訳）は月次決算 完全ガイドに、締めの日数を縮める手順は月次決算を早期化する方法にまとめてあります。この記事は、締めた後の「どう見せるか」だけを扱います。

月次レポートが答える3つの問い：儲かったか・何が動いたか・資金は持つか

試算表が経営判断に使われない理由は、数字が間違っているからではありません。勘定科目の順に金額の絶対値が並んでいるだけで、比較の列がなく、増減の理由が書かれておらず、翌月の資金がどうなるかも載っていないからです。経営者は「広告宣伝費 1,280,000円」という数字を見ても、それが多いのか少ないのか、先月と比べてどうなのか、なぜ動いたのかを試算表からは読み取れません。

月次レポートは、この3つの欠落を3枚で埋めます。

月次レポートの作成は法律上の義務ではありません。会社法第432条が株式会社に求めているのは「適時に、正確な会計帳簿を作成」することで、帳簿から何を読み取るかは経営者に委ねられています。だからこそ形式は自由で、自由だからこそ毎月ばらばらの資料になりがちです。列と行を一度決めて固定することが、この記事で勧める唯一の原則です。

1枚目：損益推移表は5列×7行、金額より率を先に読む

1枚目は売上高から営業利益までを、当月・前月・前年同月・予算の4列で並べ、予算比を算出する列を1列加えた5列にします。比較する列は4列、表の数値列は5列です。行は7行に絞ります。

この表で最初に読むのは、売上高の行ではなく売上総利益率の行です。上の例では売上高は前月比で500,000円増えているのに、売上総利益は55,000円減っています。原因は粗利率が37.0%から35.0%へ2ポイント下がったことで、12,000,000円の売上に対する2ポイントは240,000円に相当します。金額の絶対値だけ追っていると「売上は伸びた」で終わる月が、率を先に読むと「伸びた売上の利幅が薄い」と読めます。粗利率が1ポイント以上動いた月は、要因を1行添える決まりにします。単価が下がったのか、仕入値が上がったのか、利幅の薄い商品の構成比が上がったのか。この1行は2枚目の増減要因表の先頭に置きます。

列の定義は文書に固定します。前年同月の列は、当期に科目を変更したなら過去の数字も同じ科目に組み替える。予算の列は期中に変えない。在庫を前月までの原価率で概算している月や、請求書が未着の外注費を発注額で見積計上している月は、表の下に「売上原価は概算、翌月に実額で置換」と一行注記します。注記のない概算は、翌月に数字が動いたときに経営者の信頼を失います。

12か月を横に並べた形式も使えます。中小企業庁の「中小企業の会計」ツール集には、連月損益計算書の様式例と主要経営指標を算出する表計算ファイルが含まれており、月次の推移表の下敷きにできます。ただし経営者に渡す1枚目は比較の4列に絞り、12か月推移は経理が手元で持つ参考表にします。横に12列ある表は、読む側が「どこを見ればよいか」を毎月探すことになるからです。

2枚目：増減要因表は金額順に5〜10行、要因が書けない増減は締めの精度不足

2枚目は、前月比または予算比で動きの大きい科目を金額順に並べ、金額と要因を1行ずつ書きます。経営者が最も時間をかけて読む枚です。

抽出の基準は数字で固定します。例として、売上原価と販管費の科目は前月比で±300,000円または±10%以上、売上は得意先別または商品別で±500,000円以上、という決め方です。基準を決めないと、月によって行数が3行だったり20行だったりして、レポートの読み方が安定しません。基準に該当する科目がなければ「該当なし」と書き、空欄にはしません。そのうえで、金額の区分（売上原価・販管費）ごとに、基準に届かなかった科目の増減を合計した「その他（基準未満）」の行を表の末尾に1行ずつ置きます。この行が次に述べる検算の受け皿になります。

「区分」の列は、1枚目と突き合わせるための列です。検算の式は区分ごとに「抽出した行の合計 ＋ その他（基準未満）＝ 1枚目の前月比」で、区分が「率」の行（売上総利益率）は金額の足し上げには含めません。販管費は抽出した4行の合計が +50,000円（−520,000＋480,000＋210,000−120,000）で、その他が 0 なので、1枚目の販売費及び一般管理費の前月比（+50,000円）に一致します。売上原価は抽出した外注費 +350,000円にその他 +205,000円を足して、1枚目の売上原価の前月比（+555,000円）になります。抽出行とその他を足して1枚目に一致しない月は、科目の取りこぼしか転記の誤りです。逆に「その他」が大きいまま何か月も続く区分は、抽出基準が粗すぎます（±300,000円を±200,000円に下げる、といった調整をします）。この検算を毎月やると、2枚目は「主な増減の一覧」ではなく「1枚目の売上原価と販管費の増減の全量を説明する表」になります。売上高の増減は抽出の粒度が得意先別・商品別で、科目ごとの区分とは別の切り口なので、この検算の対象には含めません。売上まで閉じたい会社は、売上にも「その他（基準未満）」の行を置き、得意先別・商品別の抽出行＋その他＝1枚目の売上高の前月比、を検算に加えます。

「一時／継続／季節」の列がこの表の要です。経営者が手を打つ必要があるのは継続する増減だけで、一時的な増減は読んで終わりでよい。季節は毎年同じ月に出る増減で、継続とは分けます（手は打たないが、翌期の予算には同じ月に織り込む）。この列があるだけで、経営者は要因を書いた6行のうちどの2行に時間を使えばよいかを決められます。「翌月の見通し」の列は、来月のレポートで答え合わせをする列です。見通しが外れ続ける科目は、要因の把握が甘い科目です。

要因の書き方には決まりを設けます。「誰が・何を・いつ」が入った1行にする。「諸経費の増加」「取引の増加」は要因ではなく、増減の言い換えです。上の例の「10月開始の新規媒体の初期費用」は、何を（新規媒体の初期費用）いつ（10月開始）が入っているので、経営者はそれ以上質問しなくて済みます。

そして、要因が書けない増減が出たときは、要因を探すより先に帳簿を疑ってください。前月比で雑費が200,000円増えているのに現場の誰も心当たりがないなら、原因は仕訳の二重計上か、前月分の請求書が当月に入った期ずれか、仮払金の精算漏れのどれかであることが多い。増減要因表は、経営者向けの報告であると同時に、締めの精度を毎月検査する道具でもあります。要因が書けない行が毎月出るなら、残高照合の手順を見直す時期です。

3枚目：資金の状態は月末残高・翌月の入出金予定・借入の3段

3枚目は損益とは別に、資金だけを1枚で示します。損益が黒字でも資金が詰まる月はあり、その逆もあるからです。構成は3段です。税の基準は1枚目と変わります。1枚目の損益は税抜で組みますが、3枚目の入出金予定は実際に口座を出入りする金額なので税込で組みます。どちらの基準で入れる列かも、列の定義として文書に固定します。

入金予定は、得意先ごとの締め日と支払条件から機械的に出します。末締め翌月末払いの得意先なら、当月の売上（税込）がそのまま翌月末の入金予定です。上の例では、1枚目の当月売上高 12,000,000円（税抜）に消費税を加えた 13,200,000円が3枚目の入金予定になります。1枚目と3枚目で金額が一致しないのは基準の違いによるもので、転記の誤りではありません。出金予定は、支払一覧・給与台帳・納付書・返済予定表の4つから転記します。消費税の中間納付や賞与のように特定の月だけ出る大きな出金は、備考に書いて経営者が月の違いを読めるようにします。

回収の遅れを見るために、売上債権・棚卸資産・買入債務の月末残高から営業運転資本回転期間を1行添えると、資金の状態の変化が1つの数字で追えます。経済産業省が公表するローカルベンチマークの財務6指標の1つで、計算式は（売上債権＋棚卸資産−買入債務）÷月商で、月商は年間売上高÷12を使います（季節変動が大きい会社は直近3か月の平均月商でもよい）。残高と月商は、ローカルベンチマークの定義どおり帳簿の計上額をそのまま使います。税抜経理なら、売上債権と買入債務は消費税を含んだ残高、棚卸資産と売上高は税抜の金額です。3枚目を税込で組む原則とここだけ取り方が違うのは、この指標をロカベンの基準値や同業他社の数字と突き合わせるためで、水準そのものより推移で読みます。大事なのは取り方を毎月変えないことです。当月の売上をそのまま分母に当てると、売上が動いた月だけ回転期間が動いてしまい、回収や在庫の変化が読めなくなります。売掛金 16,000,000円、在庫 6,000,000円、買掛金 9,000,000円、月商 12,000,000円（年間売上高 144,000,000円÷12）なら、（16,000,000＋6,000,000−9,000,000）÷12,000,000＝1.08か月。前月が1.00か月なら、回収が遅れているか在庫が増えているかのどちらかで、翌月の入金予定表のどこがずれたかを確かめる手がかりになります。

経営者が見る数字の選び方：3枚の下に業種の指標を1〜3行足す

3枚の基本形は業種を問いません。業種で変わるのは、その下に足す指標です。ローカルベンチマークの財務6指標（売上増加率、営業利益率、労働生産性、EBITDA有利子負債倍率、営業運転資本回転期間、自己資本比率）のうち、月次で動きを追う意味があるのは営業利益率と営業運転資本回転期間の2つで、売上増加率は1枚目の前年同月比で代替できます。労働生産性、EBITDA有利子負債倍率、自己資本比率は年次か四半期で見る指標で、月次レポートの本体には載せません。

業種固有の指標は、1枚目の下に1〜3行足します。製造業なら原価率と在庫月数、小売・飲食なら客数と客単価、原価率と人件費率、受託やサービス業なら人員の稼働率と受注残。会計事務所が顧問先に出すレポートでも、この「3枚＋業種の指標」の形は変わりません。指標は最大3つに絞り、計算式を文書に固定します。「人件費率」ひとつ取っても、分子に法定福利費や外注費を含めるかで数字が変わり、定義が月ごとに揺れると推移の比較ができなくなるからです。

経営者が「もっと細かい数字が見たい」と言ったときは、本体に行を足すのではなく、別紙を用意します。得意先別売上、商品別粗利、部門別損益は、質問があったときに出せる状態にしておき、本体の3枚は増やさない。本体が厚くなると、翌月から読まれなくなります。

作成手順と日程：試算表が確定した翌営業日に出す

月次レポートの作成は、試算表の確定から始まります。残高照合と調整仕訳が終わり、試算表が動かなくなった時点が起点です。手順は6つで、起点から2営業日で終わらせます。

手順3の照会は、質問を1行にして期限を切ります。「広告宣伝費が前月比+480,000円です。何の費用で、翌月も続きますか」のように、増減の金額と「一時か継続か」を聞く形にすると、回答は1行で返ってきます。回答が期限を過ぎたら、要因欄に「確認中（回答期限○日）」と書いてレポートは予定どおり出します。レポートの提出を遅らせてまで要因を待たないのは、翌月の見通しが書けないほうが、提出が3日遅れることより軽いからです。

日程の下限を決めるのは、手順1の試算表確定日です。記帳を外部に委託している会社では委託先の納期がそのまま下限で、当社の4649経理代行の記帳代行では、AIが証憑を読み取って仕訳を起こし専門チームが確認する体制で、従来2週間かかっていた記帳作業が1日に短縮された事例があります（※実際のご利用者様の事例です。納期は業務内容やボリュームにより異なります）。記帳が翌月1〜2営業日で戻り、残高照合と調整仕訳が3営業日までに終われば、試算表の確定が翌月3営業日、レポートの提出は翌月4営業日に前倒しできます。

運用の決まりは3つです。締めた月の数字は動かさない（前月分の誤りは当月の仕訳で直し、要因表に「○月分の修正」と書く）。概算は必ず注記する。表の形は期の途中で変えない（変えるなら期首に、前年同月の列も組み替えてから）。この3つを守ると、月次レポートは12か月並べたときに初めて価値が出る資料になります。

金融機関に出すときも同じ3枚でよい

月次レポートは、金融機関への定期報告にそのまま転用できます。経営者保証に関するガイドライン（経営者保証に関するガイドライン研究会が平成25年12月に策定した、中小企業団体・金融機関団体共通の自主的な準則）は、金融機関が経営者保証を求めない融資を検討する要件の1つに「財務状況の正確な把握、適時適切な情報開示等による経営の透明性確保」を挙げています。全国銀行協会が公表する同ガイドラインのQ&Aでは、期中の財務状況を確認するための試算表・資金繰り表などの定期的な報告が、開示の例として示されています。1枚目が試算表の要約、3枚目が資金繰り表の月次版にあたるので、経営者向けに作った3枚を、求めに応じて金融機関にも出す運用にすれば、報告のために別の資料を作る必要はありません。

金融機関に出す数字は、顧問の会計事務所の月次の確認を経たものにします。ガイドラインは情報の信頼性を高めるために外部専門家による検証を経た開示が望ましいとしており、事務所の確認が終わった試算表を基にしたレポートは、その要請に沿います。提出の頻度と形式は、取引金融機関と相談して決めてください。

誰が作るか：試算表は事務所、要因と資金は会社、記帳は分担できる

顧問の会計事務所が月次の試算表まで作っている会社では、1枚目は事務所の試算表から転記できます。事務所に、前月・前年同月の比較列つきで出してもらえるか相談すれば、転記の手間も減ります。一方、2枚目の要因は、取引の中身を知っている会社側にしか書けません。「A社案件の増員2名」「B商品の仕入単価改定」は、帳簿ではなく現場の情報です。3枚目の入出金予定も、得意先の支払条件や翌月の支払一覧を持っている会社側の仕事です。事務所は税務の観点で科目や処理を確認し、申告と税務判断を担う。レポートの3枚は会社が書く。この分担が、レポートを毎月出し続けられる体制です。

試算表の確定が遅れてレポートの日程が崩れる会社では、締めの前工程である記帳と仕訳の確認に作業量が偏っていることが多い。その部分を経理代行に切り出し、事務所には確認と税務判断に集中してもらう分担があります。当社の4649経理代行は、記帳代行では仕訳一行ごとに根拠と証憑を添えて納品し、仕訳チェックでは修正が必要な仕訳を根拠とあわせて一覧で報告するので、増減要因表の「要因」を書くときに元の証憑を探し直す時間が減ります。顧問契約を変える話ではなく、締めの作業の担い手を分ける話として、事務所に相談したうえで決めてください。

月次レポートの作り方は、損益推移表・増減要因表・資金の状態の3枚に絞り、列と行を固定し、試算表が確定した翌営業日に出す、の3点です。1枚目は金額より率を先に読み、2枚目は一時か継続かを書き分け、3枚目は翌月末の見込残高まで出す。要因が書けない増減が出たら、要因を探す前に帳簿を疑う。この形で3か月続ければ、経営者が数字を読む時間は固定され、経理は「何を出すか」を毎月考えなくて済むようになります。

なお、消費税の中間納付の要否や金額、借入金の利息の取扱いなど、個別の税務判断は税理士の業務です。自社のケースで判断に迷うときは、顧問税理士にご相談ください。