出張旅費規程の作り方：日当・宿泊費の決め方と全10条のひな形

出張旅費規程を作るときに最初に決めるのは、日当をいくらにするかではありません。出発・帰着の時刻と行き先を入れれば、誰が計算しても同じ精算額になる別表を作ることです。日当が1日2,500円か3,000円かで迷う時間より、「13時に出て翌日の午前に戻る出張は日当が何日分か」が規程から読み取れないことのほうが、精算の差し戻しと税務上の説明のしにくさを生みます。

この記事では、出張旅費を決めるときに税務が引いている線を国税庁の一次ソースで確認したうえで、日当・宿泊費の決め方の3つの基準、全10条のひな形と別表、精算フォームでチェック担当者が見る項目までを順に扱います。経費精算規程全体の条文は経費精算規程の作り方に、申請から支払までの工程設計は経費精算の効率化ガイドにまとめているので、ここは出張旅費の部分に絞ります。支給額が税務上妥当かどうかの個別判断は税理士の、就業規則としての手続や労働条件の変更の進め方は社会保険労務士などの専門家の領域なので、本記事は制度の一般的な解説と業務設計の範囲で書きます。

出張旅費規程が果たす3つの役割：精算・所得税・消費税

出張旅費規程は、就業規則の一部として従業員の権利義務を定める文書であると同時に、経理にとっては3つの実務を支える道具です。

1つ目は精算を1往復で終わらせること。宿泊費の上限、日当の日数の数え方、グリーン車や航空機の等級、タクシーを使える条件が規程に書かれていれば、申請者は申請前に金額を確定でき、チェック担当者は申請と別表を突き合わせるだけで済みます。

2つ目は所得税の非課税を説明できる状態にすること。出張に伴って支給する旅費のうち、その旅行に通常必要と認められる金品は所得税が非課税です（所得税法第9条第1項第4号）。規程と別表は、支給額が全社統一の基準で計算されていることを示す最も簡単な証拠になります。

3つ目は消費税の処理を機械的に決めること。国内出張の旅費・宿泊費・日当は通常必要な範囲で課税仕入れになり、一定の記載をした帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。海外出張は原則として課税仕入れになりません（No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い）。申請区分が規程で決まっていれば、国内か海外か、定額か実費かで税区分と帳簿の記載が自動で決まります。

税務が引いている線：「通常必要と認められる範囲」をどう示すか

日当や宿泊費に、法令上の上限金額はありません。あるのは「その旅行に通常必要と認められる範囲」という基準で、ここに収まるかどうかを所得税基本通達は次の要素で見ます。旅行の目的、目的地、行路、期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容と地位です。そのうえで、支給額が役員と使用人の全員を通じて適正なバランスが保たれた基準で計算されているか、同業種・同規模の他社が一般的に支給している金額に照らして相当かを勘案するとされています（所得税基本通達9-3「非課税とされる旅費の範囲」）。

消費税側もこの基準を借りています。課税仕入れになる「通常必要であると認められる部分」は、所得税基本通達9-3により判定します（消費税法基本通達11-6-4。質疑応答事例「出張旅費、宿泊費、日当等に係る仕入税額控除の適用要件」）。海外出張のために支給する旅費・宿泊費・日当は、原則として課税仕入れに該当しません（No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い）。

規程を書く側がここから読み取るべきことは2つあります。第一に、役職で差を付けること自体は問題にならないが、差の付け方に説明が要ること。部長と一般社員で宿泊費の上限が違うのは職務内容と地位による差ですが、役員だけ一般社員の3倍の日当という設計は「全員を通じたバランス」を説明しにくくなります。第二に、自社の額が他社と比べて相当かを示す材料を持っておくこと。次節で扱う財務省の調査や公務員の旅費制度は、そのための参照点です。範囲に収まるかどうかの最終判断は顧問税理士に確認してください。

消費税の実務：出張旅費等特例と帳簿の書き方

国内出張の旅費のうち通常必要な部分は、インボイスの保存がなくても、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けられます。この特例は社内規程の有無や、概算払いか実費精算かにかかわらず適用され、通常必要な範囲を超える部分は給与として扱われて控除の対象外になります（インボイスQ&A 問107 出張旅費、宿泊費、日当等、問107-2 実費精算の出張旅費等）。

帳簿には通常の記載事項に加えて、特例の対象である旨を書きます。出張旅費等については「出張旅費等」と記載すればよく、相手方の住所・所在地の記載は不要です（問110 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合の帳簿への一定の記載事項）。1回の取引が税込3万円未満の公共交通機関の運賃も、同じく帳簿のみの保存で控除できます。

この2つの特例を申請区分に対応させた仕訳の例が次の表です。2泊3日の国内出張で、出発前に60,000円を仮払いし、帰着後に精算したケースを想定しています。

宿泊費は、会社宛のインボイスがあればそのまま通常の保存で控除し、従業員名宛の領収書しかなければ通常必要な範囲で出張旅費等特例を使う、と申請区分ごとに決めておきます。海外出張の日当・宿泊費は課税仕入れに該当しないため、国内出張とは別の申請区分にして税区分を不課税で起こします。税区分の考え方は消費税の税区分の判定を、仮払金の精算が遅れたときの月次への影響は立替金と仮払金の違いを参照してください。

日当と宿泊費の決め方：3つの参照点と、定額か実費かの選択

金額を決める参照点は3つあります。どれか1つに寄せるのではなく、3つを並べて自社の線を引いてください。

1. 財務省の民間企業調査。 財務省が2023年6〜7月に上場企業3,000社を対象に行い551社が回答した旅費等実態調査（民間企業の旅費規程等に関する実態調査）では、国内出張の日当の平均額は2,621円、海外出張は5,441円とされています。日当を支給するかどうかの判断基準は「往復の行程（距離）」と「宿泊の有無」で二分されています。上場企業の数値なので、中小企業がこの額を上回る設計にするなら、その理由を持っておく必要があります。

2. 国家公務員の旅費制度。 「公務員に準じる」と書いてある民間の規程は多いのですが、その公務員の制度が2025年4月1日施行の改正で大きく変わりました。宿泊料は定額支給から上限付きの実費支給に改められ、日当は廃止されて、宿泊を伴う旅行の雑費に充てる「宿泊手当」に置き換わっています（『ファイナンス』2024年10月号 国家公務員等の旅費制度の見直しについて（政令編）、『ファイナンス』2025年2月号 国家公務員等の旅費制度の見直しについて（省令編））。改正前の旅費法を前提に「宿泊料は定額、日帰りにも日当」としていた規程は、準拠先と中身がずれています。公務員準拠を続けるなら、宿泊費は実費化し、日帰り日当をなくす方向で見直すことになります。ただし、すでに支給している日当を減らす・なくす変更は、従業員にとって不利益な就業規則の変更に当たりえます。就業規則の変更で労働条件を不利益に変えるには、変更後の規則の周知と、変更の必要性や内容の相当性などに照らした合理性が求められるので（労働契約法第9条・第10条）、変更の理由を従業員に説明できるようにしたうえで進め、具体的な手続は社会保険労務士に確認してください。

3. 自社の実費データ。 直近1年の宿泊費の精算額を出張先の都市別に並べ、中央値と上位1割の額を出してください。都市部のホテル代は変動が大きいので、全国一律の定額や上限は、上限超過の例外申請を毎月生むか、地方の出張で余らせるかのどちらかになります。都市区分を2〜3段階に分け、区分ごとに上限を置くと、例外申請が減ります。

この3点を踏まえた、定額と実費の選び方が次の表です。

宿泊費を定額にする場合、定額が実費を恒常的に上回っていると、差額部分が通常必要な範囲を超えると見られるおそれがあります。実費データとの乖離を年1回は確認してください。

全10条のひな形と別表

コピーして使える骨格です。◯は自社で決める数字で、金額は別表に逃がして本文には書きません。改定のたびに規程本体を承認し直さなくて済むようにするためです。ただし、出張旅費規程のように全従業員に適用される定めは就業規則の一部です。常時10人以上の労働者を使用する事業場では、本体だけでなく別表を改定するときも、労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は過半数代表者）の意見を聴いて所轄の労働基準監督署に届け出て、従業員に周知します（労働基準法第89条第10号・第90条・第106条）。

第1条（目的） この規程は、役員および従業員が業務のため出張する場合の手続および旅費の支給基準を定める。

第2条（出張の定義） 出張とは、勤務地を離れ、片道◯km以上または所要◯時間以上の移動を伴って業務に従事することをいう。宿泊を伴うものを宿泊出張、伴わないものを日帰り出張とする。

第3条（出張命令と事前申請） 出張は所属長の命令または承認により行う。出張者は出発前に、目的・行先・期間・交通手段・概算額を記載した出張申請を提出する。緊急やむを得ない場合は事後速やかに申請する。

第4条（旅費の種類） 旅費は、交通費、宿泊費、日当およびその他の実費（会議費、通信費等の業務上必要な支出）とする。

第5条（交通費） 交通費は、最も経済的かつ合理的な経路による実費を支給する。新幹線・特急の座席等級、航空機の座席等級およびタクシーの利用条件は別表1による。自家用車を使用する場合は、走行距離1kmにつき◯円を支給する。

第6条（宿泊費） 宿泊費は、別表2の上限額の範囲内で実費を支給する。領収書は会社名宛で受領する。やむを得ず従業員名宛となった場合は、通常必要と認められる範囲で出張旅費等特例により処理する。先方の負担または知人宅等への宿泊により宿泊費が発生しない場合は支給しない。上限額を超える宿泊は、事前に所属長の承認を得た場合に限り実費を支給する。

第7条（日当） 日当は、出張中の少額の雑費に充てるものとして、別表2の額を出張日数に応じて支給する。日数は出発日から帰着日までの暦日数とし、日帰り出張の日当は別表2による。先方が食事を負担した日、研修・会議の参加費に食事が含まれる日の日当は、別表2の額の◯分の◯とする。

第8条（長期出張の調整） 同一地に連続して◯日を超えて滞在する場合、◯日目以降の宿泊費の上限および日当は別表2の額の◯%とする。

第9条（仮払と精算） 出張者は出張前に概算額の仮払を受けることができる。出張者は帰着後◯営業日以内に、領収書および出張報告書を添えて精算する。期限までに精算されない場合は、所属長を通じて精算を求める。

第10条（海外出張・改廃） 海外出張の旅費は別表3による。この規程の改廃は取締役会の決議により、別表の改定は経理部長の決裁による。いずれも、労働基準法に定める意見聴取・届出・周知の手続を経て施行する。

別表1（交通手段の等級とタクシーの利用条件） は、等級の表（別表1-1）と、タクシーを利用できる条件の表（別表1-2）の2枚で作ります。等級と条件は例示です。

別表1-1（座席等級とタクシー）:

別表1-2（タクシーを利用できる条件）:

タクシーの利用条件は役職で分けず、別表1-2のとおり条件を数え上げる形で列挙します。「必要な場合」と書くと申請者ごとに解釈が変わり、チェック担当者が別表だけで判定できなくなります。等級の表に「事前承認があれば可」のような逃げ道を役職ごとに置くのも同じ結果になるので、役員を含めて条件は共通にし、例外を認めるなら第10条の改定手続で条件そのものを足します。

別表2（宿泊費上限と日当） は、次の形で作ります。区分と金額は例示なので、前節の3つの参照点から自社の額を入れてください。

都市区分Aに含める都市名を別表に列挙し、それ以外をBとします。別表3（海外出張） は、別表2と同じ役職区分のまま、都市区分の代わりに国・地域区分を置いた形にします。第7条の日数の数え方を「暦日数」と書いたのは、出発が夕方でも帰着が早朝でも計算が1通りに決まるようにするためです。半日単位にすると出発・帰着時刻の確認が毎回必要になり、差し戻しが増えます。

精算フォームとチェック：担当者が別表だけで判定できる形にする

規程を作っても、申請フォームに判定に要る項目がなければ、経理は申請者に聞き返すことになります。出張精算の申請に必須にする項目は、出張区分（国内宿泊・国内日帰り・海外）、出発日時と帰着日時、行先（都市区分の判定に使う）、宿泊数と宿泊先、交通手段と区間、先方負担の食事の有無、仮払の有無と金額です。日当は出張区分・日数・役職から自動計算させ、申請者に金額を入力させません。

チェック担当者が見る項目は5つに固定します。

5項目のうち差し戻しになり得るのは3つで、残り2つは経理側で直して申請者に通知すれば済む項目です。差し戻すかどうかの基準の作り方は経費精算の差し戻しを減らす方法で扱っています。宿泊先の領収書がインボイスの要件を満たすかの確認手順はインボイス制度の領収書要件を参照してください。

作った後：年1回の別表見直しと、チェックを外に出す判断

別表の金額は作った日から実態とずれていきます。月次で数えるのは、宿泊費の上限超過の件数と超過先の都市、日当の例外適用（先方負担の食事など）の件数、仮払金の未精算残高の3つです。特定の都市で超過が続くなら、その都市を上位の区分に移します。年1回、直近の精算実績と財務省調査の数値を並べ、別表を改定するかどうかを決めてください。

出張精算のチェックは、別表が整っていれば判断ではなく突合の作業になります。件数が増えて社内で追いつかなくなったら、この突合は外部に出せます。当社の4649経費チェックは、申請内容と領収書の金額・日付・宛名の突合、自社の規程・別表との照合、二重申請の検出、インボイス要件の確認をAIが全件行い、要確認の申請を根拠つきで報告します。日当の額が通常必要な範囲に収まるかといった税務上の判断は顧問税理士の領域なので、当社が行うのは規程に沿った突合と報告までです。会計事務所が記帳を担っている会社では、チェック済みの精算データと証憑を事務所に渡す形にすると、事務所側の確認が税務の観点に集中できます。

出張旅費規程で本当に決めるべきなのは、日当の額ではなく日数と上限が一通りに決まる計算の規則です。金額は別表に置き、財務省の調査・公務員の旅費制度・自社の実費データを並べて年1回見直す。本文は10条で足ります。規程を書き終えたら、各条文を「出張申請と別表だけを渡されたチェック担当者が、精算額を決められるか」で読み直してください。決められない条文が、来月の差し戻しの原因です。